Keine Ablage: Wie ich mich nicht verzettele

Ich bin kein Büromensch. Deshalb habe ich ein System für mich entwickelt, wie ich mich nicht quäle am wenigsten Zeit damit verbringe. Einmal am Tag leere ich den Briefkasten. Umschläge und Müll entsorge ich gleich im Altpapier. Ich habe bewusst keine Ablage. Damit ich auf Briefe gleich reagiere, wenn erforderlich.

Rechnungen zahle ich sofort. Wichtige Unterlagen hefte ich ab. Bedarf ein Schreiben vorher noch einer Information, beschaffe ich sie spätestens bis zum nächsten Tag. Alle Unterlagen sind chronologisch geordnet nach Aufbewahrungsfristen. Einmal im Monat werfe ich alte Schreiben weg und schreddere sie von Hand. Das dauert 10 Minuten.

Vorbereitung: 
Letztes Jahr habe ich bei allen Behörden gefragt, wie lange ich Unterlagen verwahren muss. 2 Wochenenden lang wurde Papier geschreddert und überflüssige Versicherungen und Verträge gekündigt.

 

Home office

 

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12 Gedanken zu “Keine Ablage: Wie ich mich nicht verzettele

  1. Du bist mir ein großes Vorbild. Ich versuche eigentlich ähnlich diszipliniert zu sein und so eine Büro-Abhefte-Zeit einmal pro Woche konsequent durchzuziehen. Mein Mann ist jedoch das komplette Gegenteil. Der hat 2 Schubladen, in denen Schreiben versauern, die abgeheftet werden müssten. Ach was 2 Schubladen. Eigentlich steht hier noch eine ganze Umzugkisten mit Papierkram, den er bereits aus der letzten Wohnung mitgenommen hat. Seh ich aber gar nicht ein, das für ihn zu übernehmen. Beziehungsweise – bei vielem kann ich gar nicht beurteilen, ob das noch relevant ist oder eine Bedeutung hat. Außerdem versteh ich sein voreheliches Abheft System nicht wirklich und finde, was 3 Jahre keine Rolle gespielt hat, kann eigentlich weg… Schwieriges Thema.

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  2. Wow – das nenne ich Konsequenz! Ja, jetzt wirst du mir auch zum Vorbild. Ich lasse alles immer viel zu lange auf meinem Schreibtisch versauern, setze mich nach einigen Wochen hin und gehe alles durch. Braucht relativ viel Zeit und macht keinen Spaß. Zeit wird’s, dass ich mich mal nach deinem Beispiel vorgehe.

    Liebe Grüße,
    Nicole

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  3. Das sind wirklich sehr gute Ansätze – gleich machen, sauber sortieren und wegwerfen – das sind die wichtigsten Reglen im Büroalltag. Ich arbeite übrigens jeden Tag im Büro. 🙂
    Mir persönlich hat da das GTD-System (Getting things done) von David Allen sehr weitergeholfen. Da lernst du diese Grundregeln sauber umzusetzen. Vielleicht kannst du so ja noch ein bisschen mehr Zeit sparen, wer weiß.

    Liebe Grüße
    Tina

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  4. Hallo Tanja!

    Ich mache das ganz ähnlich bis auf das Abheften. Das ist mir zu viel Arbeit, das spare ich daher auch noch. Ich habe ein 3 Kisterln da stecke ich alles rein.

    zu erledigen/zu bezahlen – ist eigentlich leer, da liegt nur das, was ich nicht sofort erledigen kann
    Bezahlte Rechnungen – die werden 1 x pro Jahr im Karton abgelegt.
    Finanzamt – alles kommt 1 x pro Jahr nach der Steuererklärung in einen großen Karton

    Die Dokumente kommen sofort in die Dokumentenmappe. Dann ist auch schon alles erledigt.

    Sonst gibt es nix. Mehr brauch ich nicht.

    lg
    Maria

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